Los 4 requisitos de cualquier gasto
Para que Hacienda acepte un gasto, tiene que cumplir las cuatro condiciones a la vez:
- Estar vinculado a tu actividad. Lo necesitas para trabajar y generar ingresos. El material de un fontanero sí; la compra del supermercado de casa, no.
- Estar justificado con factura. Lo ideal es una factura completa a tu nombre y con tu NIF. Sin ella, el IVA no se recupera.
- Estar registrado en tu libro de gastos (en Ivalia, apuntarlo como gasto).
- Corresponder al periodo. Se deduce en el año en que se produce el gasto, no cuando te acuerdas de apuntarlo.
IRPF e IVA no son lo mismo
Un mismo gasto puede ser deducible en un impuesto y no en el otro, o en porcentajes distintos:
- En el IRPF (modelo 130 y renta), el gasto reduce tu beneficio. Pagas un 20 % menos de ese importe en los pagos a cuenta.
- En el IVA (modelo 303), recuperas el IVA que pagaste. Solo si tienes factura completa y el gasto se usa en la actividad.
El ejemplo típico es el coche de uso mixto: en el IVA puedes deducir el 50 % del IVA, pero en el IRPF, en general, nada. Por eso en Ivalia cada gasto tiene dos porcentajes separados.
Ivalia separa automáticamente lo que deduces en el IVA y en el IRPF de cada ticket que escaneas.
Probar Ivalia gratisLista de gastos deducibles
| Gasto | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos | 100 % | No lleva IVA |
| Gestoría, asesoría y abogados | 100 % | 100 % |
| Material, herramientas y mercancía | 100 % | 100 % |
| Software, apps, hosting y dominios | 100 % | 100 % |
| Publicidad, web y marketing | 100 % | 100 % |
| Alquiler del local u oficina | 100 % | 100 % |
| Coworking | 100 % | 100 % |
| Formación relacionada con tu actividad | 100 % | 100 % |
| Seguro de responsabilidad civil | 100 % | Exento de IVA |
| Seguro de salud privado | Hasta 500 € por persona y año | Exento de IVA |
| Comisiones bancarias de la cuenta del negocio | 100 % | Exentas de IVA |
| Intereses de préstamos para la actividad | 100 % | Exentos de IVA |
| Móvil e internet de uso mixto | % de uso profesional | % de uso profesional |
| Ordenador y equipos de más de 300 € | Se amortiza en varios años | 100 % al comprarlo |
El seguro de salud deduce hasta 500 € al año por ti, tu pareja y tus hijos menores de 25 que vivan contigo (1.500 € por persona con discapacidad). Los equipos de más de 300 € no se deducen de golpe en el IRPF: se reparten en varios años (un ordenador, en torno al 25 % al año). Por debajo de 300 € por elemento, puedes deducirlos enteros.
Gastos de difícil justificación
Si estás en estimación directa simplificada (la habitual si facturas menos de 600.000 € al año), puedes deducir además un 5 % de tu rendimiento neto, con un máximo de 2.000 € al año, sin justificarlo. Se activa en Ivalia en Año → Ajustes.
Si trabajas desde casa
Si trabajas en tu vivienda y lo has comunicado a Hacienda (en el modelo 036 o 037, indicando los metros que usas), puedes deducir:
- La parte proporcional de los gastos de la vivienda (IBI, comunidad, alquiler o intereses de la hipoteca, seguro de hogar) según los metros que dedicas a la actividad.
- Suministros (luz, agua, gas, internet): el 30 % de esa proporción. Si usas 15 m² de una casa de 75 m² (un 20 %), deduces el 30 % de ese 20 %: un 6 % de cada factura.
El IVA de los suministros de la vivienda es un tema discutido con Hacienda. Si tienes dudas, consúltalo con tu gestoría antes de deducirlo.
El coche
- IVA: si lo usas también para fines personales, se presume que puedes deducir el 50 % del IVA del coche, la gasolina, el taller o el parking.
- IRPF: solo puedes deducirlo si el uso es exclusivamente profesional. En la práctica, Hacienda solo lo acepta sin discusión a transportistas, taxistas, autoescuelas, comerciales y representantes.
Los gastos de transporte puntuales (taxi, tren, avión, parking de una visita a un cliente) sí son deducibles sin problema, con su factura.
Comidas y viajes
Las comidas por trabajo son deducibles en el IRPF si se cumplen estas condiciones:
- Se hacen en un restaurante u hostelería y se pagan con tarjeta o medio electrónico.
- Están relacionadas con tu actividad y se hacen fuera de tu municipio habitual de trabajo.
- Con estos límites diarios: 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero; si duermes fuera, 53,34 € en España y 91,35 € en el extranjero.
Los hoteles y el transporte de un viaje de trabajo son deducibles por su importe real, con factura.
Lo que no se puede deducir
- Multas, sanciones y recargos de Hacienda o de la Seguridad Social.
- El propio IRPF que pagas en el 130 o en la renta.
- Gastos personales: ropa normal (sí la de trabajo específica, como un uniforme o un EPI), comida diaria, vacaciones o el gimnasio.
- Donativos: no son gasto de la actividad, aunque dan derecho a una deducción en la renta.
- Gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona.
Haz una foto al ticket: Ivalia detecta si es factura completa, qué porcentaje deduces en el IVA y en el IRPF, y cuánto te ahorra.
Probar Ivalia gratisPreguntas frecuentes
¿Puedo deducir un gasto con un ticket?
En el IRPF, Hacienda pide factura, aunque una factura simplificada puede servir como justificante si el gasto está claramente ligado a tu actividad. En el IVA, no: para recuperar el IVA necesitas factura completa a tu nombre, con tu NIF.
¿La cuota de autónomos se deduce?
Sí, entera, en el IRPF. Reduce tu beneficio y lo que pagas en el modelo 130. No lleva IVA, así que no aparece en el 303.
¿Puedo deducir el móvil?
Sí, en la proporción en que lo usas para trabajar. Si tienes una línea solo para el negocio, puedes deducirla entera. El terminal, si cuesta más de 300 €, se amortiza en varios años en el IRPF.
¿Qué pasa si deduzco un gasto que no correspondía?
Si Hacienda lo revisa, te pedirá la diferencia con intereses de demora y puede imponerte una sanción. Por eso conviene guardar las facturas al menos cuatro años y tener claro por qué cada gasto es de la actividad.